Выпускница швейцарской школы гостеприимства IHTTI – Дейсом Ким – после окончания обучения нашла свое призвание в event-менеджменте, сегодня она занимается организацией событий в Grand Hyatt Incheon. Став экспертом в своей области, девушка поделилась полезными советами о том, как организовать мероприятие и стать успешным ивент-менеджером.

Как стать успешным ивент-менеджером

1. Внимание к деталям
Как правило, я одновременно планирую 2-3 события, начиная от больших встреч, конференций, выставок заканчивая скромными собраниями компаний. Правильная организация работы ивент-менеджера – важная составляющая успеха. На каждое событие у меня есть отдельный список задач (чек-лист), которые получают заветную «галочку» по мере выполнения. Эта очень простая система позволяет избежать ошибок и не дает пропустить что-то важное. Вы должны понимать, что одна из трудностей организации мероприятий – это невозможность предусмотреть все, но можно максимально хорошо подготовиться к неожиданностям, составьте список альтернативных вариантов развития событий и подумайте, как выйти из проблемных ситуаций.
2. Гибкий подход
Сотрудничая с разными клиентами и компаниями, вы должны быть готовы ко всему, ведь у каждого свое видение, потребности и желания. Профессия ивент-менеджера требует от человека гибкости и умения быстро принимать решения. Безусловно, вам необходимо иметь заготовленный шаблон проведения мероприятий, но не менее важно уметь адаптировать его под подходящую ситуацию и конкретные цели.
3. Хорошие отношения начинаются с хорошей коммуникации
Обязанности ивент-менеджера не ограничиваются встречами с клиентами и планированием мероприятий на бумаге. Вы должны понять желания заказчика, а затем точно передать их поставщикам, подрядчикам и команде, помогающей в организации. Зачастую даже самое маленькое изменение в плане может повлиять на итоговый результат, поэтому я всегда проверяю, что все в курсе событий и владеют актуальной информацией.

Командная работа и доверие – обязательные составляющие успеха. Довольные клиенты рассказывают обо мне и компании друзьям и бизнес-партнерам, что значительно расширяет сеть контактов и открывает дополнительные возможности для отеля.
4. Время не ждет
Еще один ценный совет по организации мероприятий – освойте приемы тайм-менеджмента. Особенно важно грамотно управлять временем, работая над несколькими проектами. Если я допущу ошибку или забуду что-то сделать, клиент может отказаться от услуг, а в результате, пострадает репутация моей компании. Поэтому я научилась расставлять приоритеты в повседневных задачах, у каждого дела есть срок выполнения, который я не должна пропустить. Если я понимаю, что не справлюсь со всем объемом работы (когда предстоит несколько крупных мероприятий), прошу помощи у коллег, поставщиков и подрядчиков. Event-мир никогда не спит, хотите качественно организовать событие? Делайте все вовремя!
5. Любите свою работу
Работа ивент-менеджера – это не только вечеринки и общение с людьми, но и постоянный стресс, куча скучной административной волокиты и бесконечные требования. Но когда мероприятие проходит успешно, я испытываю невероятную радость и удовлетворение. Нет ничего приятнее, чем слышать похвалу и благодарственные слова от клиентов. Это каждый день мотивирует меня встречать трудности с улыбкой.

Хотите стать ивент-менеджером, но не знаете, где учиться? Обращайтесь к консультантам STUDIES&CAREER, которые подберут для Вас оптимальную школу гостеприимства, программу и город обучения.